近期看到，好幾位進入人力資源崗位不久的朋友，都提出了規章制度如何建設的疑問。在這里，就規章制度的“合法性”這一點，淺析以下幾個要點。

 

　　“制度不合法，一切都白搭”。所以，我們在制定制度的時候，一定要把好這個關口。根據《最高人民法院關于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋》，談到了，一個具有法律效力的規章制度，應該具備，三個條件：第一，規章制度內容應具有合法性；第二，制定和通過應經過民主程序；第三，應向勞動者公示。

 

　　內容合法，也就是基礎合法

 

　　這一點理解相對簡單，從字面理解就好了。根據國家的法律體系的層次看，最基礎的是憲法。在這個基礎上，產生民法。在民法基礎上分，細分了勞動關系管理的法律法規。從中央的法規，到地方的制度。從人民代表大會立法，到政府職能體系立法，如法院、人力資源和社會保障局等行政機關。最后，再到企業自身的規章制度。可以看到，要制定合法的企業的規章制度，在企業之上的所有層級的法律法規都需要我們認真學習，熟讀精通。

 

　　我們最常用的就是《勞動法》、《勞動合同法》以及相關的實施細則，還有一些配套的法律法規。在信息化的時代，這些法律法規在互聯網上并不難找，但難的是對相關法律條文的理解。所以最好有相應的法律基礎，或者向法律顧問進行咨詢。還有一個簡單一點的方法，如果公司領導不介意的情況下，企業的規章制度可以，報送地方的勞動監察部門。

 

　　我們之前遇到過這樣一個案例：小張應聘到了某公司上班，是一線操作工的崗位。進到公司之后，小張與企業簽訂的勞動合同，并在企業的員工手冊上面也簽了字。小張的月工資是1900+計件工資，試用期三個月。小張工作非常努力，但因為剛進公司不久，產量和質量都不高。第一個月拿到的工資是1800多。小張去打聽，是因為第一個月小張的過失操作，導致了原材料的報廢，進行了賠償，直接從工資中進行扣除。第二個月，小張的工資更低，只有1700多。小張去查詢，發現除了再次有材料過多報廢的賠償外，還有考核扣分。小張非常氣憤，找到部門理論。部門說，這樣的賠償制度在員工手冊里面，小張已經簽字確認。小張不服，到勞動監察機構進行了投訴。

 

　　后經核查，公司對員工的損失賠償相關的相關的制度與法律法規產生的抵觸。《工資支付暫行規定》第十六條規定：因勞動者本人原因給用人單位造成經濟損失的，用人單位可按照勞動合同的約定要求其賠償經濟損失。經濟損失的賠償，可從勞動者本人的工資中扣除。但每月扣除的部分不得超過勞動者當月工資的20%。若扣除后的剩余工資部分低于當地月最低工資標準，則按最低工資標準支付。

 

　　最后勞動部門要求企業，整改公司規章制度。重新調整對小張的處罰決定。

 

　　民主程序，要落實

 

　　在中國的歷史文化長河中，我們都看到了，家里有家長制，國家有幾千年的皇帝統治。真正的民主思想，進入中國，也才一百來年的事情。民主的運行真正進入到社會底層，被老百姓所接觸，也才幾十年的事情。所以在很多人的意識里面，認為企業的規章制度，由企業制定就好。往往忽視了，還有一個程序性的問題。

 

　　《勞動合同法》第四條第二款規定：用人單位在制定、修改或者決定有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規章制度或者重大事項時，應當經職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協商確定。

 

　　從這里就可以看出，國家的法律法規要求企業在制定，相應的規章制度的時候，要走民主的程序。這里的民主包含兩個方面，一個是在制度制定前的討論；另一個是在制度確定時候的審核。就民主程序，在實際操作當中的，我們往往問的最多的有兩個問題。

 

　　1、如果企業規章制度沒有經過民主程序，一定無效嗎？

 

　　當然不是。在2008年以前，相應的法律法規沒有要求企業制定規章制度的民主程序。因此，在這之前已經在企業里面實施的規章制度，沒有發現內容不合法的，可以繼續實施。同時，2008年之后企業制定的相關規章制度。如果沒有經過民主的程序，實際的糾紛處理當中，有些省市會直接認定為無效，有些省市的勞動仲裁部門或者法院，會強調制度內容的合法性，沒有損害勞動者利益的，會認定為有效。

 

　　那，這個民主程序有什么意義呢？其實企業的規章制度屬于很基層的制度。根據企業實際，針對一些具體事情進行約束規范的。當遇到一些事件，并沒有違法，但是在管理上，與企業的文化或者行業的要求有沖，需要進行規范的時候，經過了民主程序，在處理相應糾紛的時候，仲裁機構會依照，這個制度來判定。反之，仲裁機構會偏向于弱者方來處理。所以，很多企業在和員工產生糾紛之后，未得到仲裁機構支持的原因就在這里。讓人覺得憤怒但有無奈。

 

　　2、企業沒有工會，如何開展民主程序？

 

　　首先。工會法要求，達到一定人數的企業應當成立工會。至于工會在企業管理當中的重要性，在這里不展開講，另行文章進行分析。很多企業老板，恐懼或者擔心公司成立工會會帶來不好的影響，其實沒有必要的。有工會的企業，工會要參與討論。

 

　　如果人數沒有達到成立工會標準的，就開員工大會。將想要擬定或者推行的規章制度，進行集體的討論。討論的方式有很多，開會是最直接的。如果因公司管理的實際情況不能夠統一開會的。可以，采用，文字的表達方式，征求大家的意見。比如，公示及意見反饋。采用公告欄、郵件等方式。在一定合理的時間內，遵循大家的意見。如果沒有意見的，表示通過。現在，隨著移動互聯網的普及，很多事情在手機上就可以完成。但一定要注意取證。取證，這個是我們勞動合同管理，在日常工作當中最容易忽視的環節。

 

　　當然有工會的企業或者有職工代表大會的企業就更好操作。

 

　　要公示，更好取證

 

　　《勞動合同法》第四條第四款規定：用人單位應當將直接涉及勞動者切身利益的規章制度和重大事項決定公示，或者告知勞動者。

 

　　這是一個必要條件，也就是企業必須做的。尤其是做好取證工作，這是很多企業容易忽略的地方。

 

　　有這樣一個案例：A公司將制定了考勤管理制度，公布在了告示欄，并連續張貼了一段時間。后來，員工小張離職，要求支付加班費。但，公司認為小張的加班是個人的原因造成，并未經過公司審批，不符合加班的要求。小張投訴到了勞動仲裁。最后，因公司無法提供該制度已經公示的證據，仲裁認為，該制度不具有約束力，要求公司向其支付加班費。

 

　　這樣的虧，吃的很難受。公司已經做了很多的工作，但最后因為一個小疏忽，導致了不應該有的支出。這些，就是人力資源管理在企業當中應當起效的地方，但沒有實現。

 

　　公示的方式方法有很多，相應的取證也要做足，多管齊下有保障。

 

　　1、傳統的公示方法有公告欄。如果公告欄位置有攝像頭的，進行，錄像保存；沒有的，公告期內多去拍些照片。

 

　　2、公司內部的電子公告渠道。比如說OA系統，又或者說員工郵箱系統。將通知發放到每個員工，擺上內部官網。這些記錄，服務器長期保存。

 

　　3、結合現有的移動互聯網技術，提高效率。一些公司指定的工作使用的群或者APP，比如釘、，企業微信等等，都具有公示的功能，而且可以長期保存。

 

　　4、一些非常重要的制度，一定組織員工培訓學習，并在學習材料上簽字，或者進行考試。相應的資料都進行保存。

 

　　管理就是建立管道，梳理管道，讓被管理的內容在管道內暢通運行。千萬不要嫌管理麻煩，一定要細致，前期辛苦一點，后期輕松一些。在企業運營的角度，風險是大過利潤的。但這一點往往看到的人不多，很多都是在吃虧后才領悟。